Effektiv kommunikasjon er avgjørende for alle forhold i livet, og vellykket prosjektledelse er intet unntak. I planleggingen din oppdaget du hvem personene er som har interesse for prosjektet og hvordan du vil kommunisere med dem. Du forstår at problemene trenger oppmerksomhet for å holde alle på samme side med aktuell informasjon. Du har en plan for å dokumentere viktige kommunikasjonsstykker fordi du vil måtte gi periodiske rapporter til ledelsen om hva som skjer. Mange prosjekter mislykkes fordi kommunikasjonen var ineffektiv. Fordi noen trodde de hørte en ting, men, var intensjonen noe helt annet. Du ønsker ikke å komme til slutten av prosjektet og få kunden til å si “men det er ikke det jeg sa”.

Det er verktøy som prosjektledere kan bruke for å utvikle effektive kommunikasjonsplaner som interessentanalyse. Dette er ganske enkelt en måte å analysere informasjonen vi har om menneskene dette prosjektet vil påvirke, og som vi bør følge nøye med på. Det er flere verktøy vi kan bruke for å oppnå dette målet; det ene er et Power / Interest Grid.

Teamet ditt planlegger de enkelte menneskene på kartet i henhold til deres interesse eller behov for spesiell oppmerksomhet. Deretter kan du rette oppmerksomheten mot øverste høyre del av rutenettet. Ikke glem den nederste venstre delen av rutenettet. Disse menneskene kan raskt rykke opp på nettet og er fortsatt mennesker som trenger oppmerksomhet. Et annet verktøy prosjektledere kan bruke er Root Cause Analyse. Dette verktøyet er et diagram som ser ut som en fiskebein. Du merker hvert bein på diagrammet med et problem, og deretter bryter du det videre ved å se på årsakene til hvert problem. Dette verktøyet er enkelt, men effektivt for å komme til den virkelige saken raskt.

Anbefalt ekstern ressurs: Project-Management.com

Hva med møter? De er en nødvendighet, men for mange møter eller ineffektive møter er bortkastet alles tid, så den vellykkede prosjektlederen fokuserer på å få møter til å telle. Det er flere forskjellige typer møter. Det svært effektive teamet vil ønske å komme til poenget raskt. En måte å oppnå dette på er å bruke “stand-ups”. Dette møtet er der alle går rundt i rommet med en kjapp rapport om hva de gjør eller tar opp alvorlige spørsmål. Det er en veldig rask, daglig innsjekking, og ofte setter ikke teamet seg en gang, derav navnet “stand-ups”.

Vi bør ta kommunikasjon ett skritt videre til noe som kalles aktiv lytting. Aktiv lytting er en ferdighet som kommer til hva personen “mente”, ikke bare hva personen “sa”. Det betyr at lytteren forfølger intensjonen ved å stille spørsmål som “Jeg trodde jeg hørte deg si… ..?” Eller “kan du avklare hva du mente med….?” En erfaren prosjektleder sa en gang at du skulle spørre “hvorfor” tre ganger. Da vil du mest sannsynlig komme til det virkelige problemet eller problemet. Det er noen grunner til at folk kanskje ikke bruker aktiv lytting. I et møte kan en person for eksempel føle seg lurt ved å stille et spørsmål om noe som alle andre ser ut til å forstå. En prosjektleder må være trygg nok til å stille disse spørsmålene. Ofte ønsker andre i rommet å spørre, men ønsker ikke å være dumme. Vi må også lytte til det som ikke blir sagt. Når du kommer med en kommentar som ser ut til å være negativ eller rettet negativt på en personlig måte, ikke ta den personlig; se hva som ligger bak kommentaren. Ofte er det en perle av sannhet som må frem.

Northwest University åpnet for studenter 1. oktober 1934. Det er en regionalt akkreditert institusjon som tildeler førsteamanuensis, baccalaureate og mastergrader.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *